76.- La empresa diseñará dos procedimientos específicos para canalizar las denuncias de las personas trabajadoras sobre violencia y acoso en el lugar de trabajo.

• Procedimiento informal
• Procedimiento formal

77.- Ambos procedimientos mantendrán los siguientes principios:

• Imparcialidad: Tratará a las partes del procedimiento de forma equitativa.
• Objetividad: Todas las decisiones se basarán en hechos probados.
• Neutralidad: Las personas que tomen decisiones en el procedimiento no tendrán ningún interés en que se resuelva de una forma u otra.
• Justicia: Se aplicará el mismo procedimiento de forma consistente a las partes.
• Confidencialidad: Todos los trámites que se realicen serán confidenciales (tanto los datos de las personas como la información de los hechos).
• Dignidad: Se debe proteger la dignidad tanto de la persona víctima del acoso como de todas las personas implicadas en el procedimiento
• Protección de la identidad: El procedimiento tiene que proteger la intimidad de la víctima y de todas las personas implicadas en él.
• Celeridad: Todos los casos se tramitarán con especial agilidad para poner n a la conducta y mitigar los posibles efectos sobre la víctima.
• Libre de represalias: Las personas denunciantes en materia de acoso (sean víctimas o no) no serán objeto de represalias, intimidación o persecución, al igual que los testigos por sus declaraciones.
• Accesibilidad: Se tendrán en cuenta las necesidades que tengan personas con discapacidad para garantizar que tienen acceso a los procedimientos. Igualmente se tendrán en cuenta las necesidades de las personas de pueblos indígenas o migrantes que requirieran condiciones específicas relacionadas al idioma

78.- La empresa pondrá a disposición de las personas trabajadoras canales alternativos para interponer las quejas o denuncias, y que puedan hacerlo por escrito o de forma oral. Canales alternativos pueden incluir:

• Orales: línea telefónica, directamente acudiendo a los Departamentos de Recursos Humanos o Cumplimiento, al Comité específico o a la persona designada.
• Escritos: buzón físico, correo electrónico u otros y asegurar que sean accesibles de forma confidencial.
• Consignar el formulario en una página web de forma tal que se garantice la confidencialidad a través de códigos seguros que no revelen la identidad de la víctima o la persona que denuncia.

79.- El procedimiento establecerá quiénes son las personas responsables de recibir y tramitar las denuncias e investigaciones y que habrá personas responsables de ambos sexos con esta responsabilidad.

80.- El procedimiento establecerá los plazos máximos para la resolución de las reclamaciones o denuncias, intentando que se tramiten de forma urgente

81.- Todas las fases del procedimiento se registrarán y documentarán adecuadamente y se archivarán garantizando la condencialidad de los expedientes.

82.- Los casos de violencia y acoso deben documentarse con los siguientes contenidos:

• Lugar donde ocurrió el incidente.
• Fecha y hora
• Detalles de la víctima.
• Detalles del autor/autora.
• Relación entre la víctima y el autor/autora.
• Relato de lo sucedido.
• Testigos.
• Resultados.
• Medidas cautelares tomadas.
• Medidas tomadas después del incidente.
• Eficacia de las medidas.
• Recomendaciones para impedir que se produzcan sucesos similares en el futuro.

83.- Toda persona empleada en la empresa y toda persona que se encuentre temporalmente en la empresa puede interponer una queja o denuncia por la vía formal o informal, ya sea porque se considera víctima de un acto violento o de acoso o porque ha sido testigo de una situación violenta o de acoso.

84.- Las personas trabajadoras siempre tendrán derecho a acudir a los procedimientos acompañadas de una persona de su conanza que podría ser un representante legal, un representante sindical o representante de los trabajadores.

85.- La empresa debe tomar medidas de seguimiento y control para comprobar que la situación denunciada no se repite.